Quais providências tomar
Quais providências tomar após escolher seu evento?

Bom, agora que você já fez sua pesquisa, se informou sobre todos os eventos e escolheu qual – ou quais – deles sua empresa vai participar, é hora de começar o planejamento propriamente dito. Em primeiro lugar, é preciso agilizar sua inscrição na feira, pois em muitas delas as vagas se esgotam com rapidez ou é preciso enviar a documentação meses antes do início do evento.

Preencha o formulário de inscrição com muita calma e cuidado, porque ali estarão informações cruciais para um bom aproveitamento da feira. Na maioria das vezes, por exemplo, é na inscrição que o expositor pode escolher a localização de seu estande. E nesta hora vale prestar atenção no mapa do local onde será realizado o evento. Se puder escolher, prefira locais onde a circulação de visitantes é maior, como as áreas de lazer, próximas a entrada ou aos banheiros. Se o estande estiver na esquina, melhor ainda, pois dá mais visibilidade, ainda que custe um pouco mais.

Após finalizar a inscrição para o evento, você receberá um pacote de informações que as promotoras sempre disponibilizam aos expositores. Ali você irá encontrar uma avalanche de dados e fichas para preencher e prazos que você precisa cumprir para correr tudo bem no andamento da feira.

É muito válido criar um checklist com tudo o que precisa providenciar e quais são os prazos para cumprir cada etapa do projeto. Muitas vezes, atrasar no encaminhamento de um formulário ou na decisão de alguma providência pode representar um custo a mais, o que não é vantajoso para você.

Geralmente, são solicitadas informações detalhadas sobre como deverá ser o seu estande, o que você precisará a mais do que é oferecido pela organização do evento, quantidade de credenciais, relação dos funcionários, prazos para montagem e limpeza do estande e outra infinidade de providências técnicas que, podem não parecer, mas são fundamentais para que você possa aproveitar da melhor maneira possível sua participação na feira.

Por isso é tão importante fazer um cronograma, por ordem de importância e com prazo final de todas as medidas que precisarão ser tomadas até o início do evento. Desta forma você economizará tempo e dinheiro, além de sobrar energia para gastar com outras coisas tão importantes quanto cuidar da papelada. Parte dessas informações devem ser passadas para a empresa montadora: ela pode auxiliar no preenchimento de alguns formulários.

Leia no Meu Guru essa e outras dicas sobre quais providências tomar após escolher seu evento.