Primeira etapa: o briefing

Não existe uma fórmula para um evento dar certo. O que há é um conjunto de fatores que – bem definidos e identificados contribuem para o sucesso, dentre eles está um eficiente e completo briefing.

Este documento nada mais é que um resumo de informações, a identificação de todos os elementos essenciais e necessários para a organização: Um briefing bem respondido aumenta a probabilidade de sucesso de um evento.

Ele deve incluir as seguintes informações detalhadas sobre os objetivos, o mercado e a estratégia de comunicação:

Dados Gerais: Nome e descrição geral do evento, tipologia, histórico, no caso de ser um evento periódico, a data e a duração, o programa, informações gerais e contatos da promotora.

Público-alvo: Descrição do perfil dos visitantes e público esperado (em números).

Objetivos: Gerais e específicos, e se possível os objetivos estratégicos do evento.

Mercado: A tipologia do evento: institucional, comercial, promocional, os canais de distribuição (a forma de comercialização), o posicionamento dele em relação à concorrência, as ferramentas de comunicação disponíveis e as regiões atingidas.

Com todos estes itens respondidos é só partir para a próxima etapa: o contato com a montadora e o planejamento do estande.