Pontos que devem ser observados
Pontos que devem ser observados em todas as etapas do evento

Pontos que devem ser observados em todas as etapas de um evento.

Depois de algum tempo de olho em observações e pesquisas feitas com participantes assíduos e organizadores de eventos, divulgadas em sites especializados, dentre eles o Feira & Cia, nós do Meu Guru, listamos os principais pontos que devem ser observados em todas as etapas da ação: desde os motivos que levam um empreendedor a participar, até as medidas que devem ser tomadas pós-evento. Eis os principais

• Divulgar a empresa;

• Fidelizar clientes;

• Atrair novos clientes para a empresa;

• Marcar presença junto a potenciais clientes;

• Medir a receptividade de um lançamento;

• Avaliar as tendências do mercado;

• Analisar a concorrência.

Antes de participar de um evento, o expositor precisa avaliar se está preparado para a maratona. Normalmente, uma feira é idealizada com a finalidade de aproximar a oferta e a demanda, e gerar um esforço de vendas durante um período determinado. Quanto mais divulgado for o evento, maior será o fluxo de pessoas. Por isso é extremamente importante:

• Programar-se com antecedência;

• Pesquisar sobre os organizadores: Qual a reputação deles? O que falam sobre eles no mercado?

• Há quantos anos o evento é realizado?

• Quantas pessoas visitaram a última edição?

• Qual o preço do espaço físico? Quais serviços estão inclusos? Os primeiros garantem os melhores espaços?

• Qual o custo dos outros serviços como: locação do estande, instalação, decoração, limpeza, segurança, energia?

• Qual a data limite para reserva de espaço?

• Quais materiais de suporte a comunicação serão utilizados? (cartão de visitas, portfolio da empresa, folhetos, folders e formulários de prospecção);

Alguns pontos relevantes devem ser observados e avaliados durante a realização do evento:

• Material promocional: deve ser suficiente para todo o evento

• Diariamente, pouco antes da abertura do estande, o responsável deverá apresentar uma avaliação quantitativa e qualitativa do que se passou no dia anterior; Ele deverá falar sobre o número de vendas e sobre os contatos formalizados, número de clientes atendidos, número de formulários de prospecção preenchidos e fazer observações pertinentes sobre o atendimento.

• Informações sobre o desempenho dos concorrentes e problemas ocorridos também devem ser apresentadas e discutidas, pois assim, dúvidas serão sanadas para que problemas futuros possam ser evitados.

• Os atendentes do estande deverão ter seus desempenhos avaliados individualmente. Cabe ao líder, ao responsável, incentivar a equipe a enfrentar os desafios e cumprir os objetivos traçados.

E por fim, citamos os pontos que devem ser avaliados ao final do evento:

• Dados quantitativos, como números de produtos ou serviços comercializados, número de clientes potenciais que registraram a sua presença no estande, devem ser cruzados com os dados qualitativos, como comentários dos clientes potenciais, percepções da organização para assegurar uma análise confiável e completa.

• Métricas de avaliação de resultados;

• Volume de vendas por dia do evento;

• Volume total de vendas realizadas;

• Número de pessoas atendidas;

• Número de formulários de prospecção de clientes preenchidos;

• Relação entre número de vendas efetuadas e pessoas atendidas;

• Número de contatos futuros agendados;

• Interesse demonstrado por outros produtos ou serviços não disponíveis no estande;

• Identificar os custos de presença e avaliar o retorno do investimento através dos negócios fechados, negócios em curso, número de visitantes que circularam no estande e por todo o evento;

• Enviar um e-mail marketing ou uma carta via correio de agradecimento a todas as pessoas que registraram a sua presença no estande;

• Sugestões para a participação no próximo evento.

Saber o que realmente sua empresa espera e deseja em relação ao evento escolhido é a peça chave que vai norteá-lo em todos os aspectos do planejamento, porém é importante dar uma checada nesta lista de pontos que devem ser observados em todas as etapas do evento.