Pontos que devem ser observados em todas as etapas do evento

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Pontos que devem ser observados

24/01/2014

Pontos que devem ser observados em todas as etapas de um evento.

Depois de algum tempo de olho em observações e pesquisas feitas com participantes assíduos e organizadores de eventos, divulgadas em sites especializados, dentre eles o Feira & Cia, nós do Meu Guru, listamos os principais pontos que devem ser observados em todas as etapas da ação: desde os motivos que levam um empreendedor a participar, até as medidas que devem ser tomadas pós-evento. Eis os principais

• Divulgar a empresa;

• Fidelizar clientes;

• Atrair novos clientes para a empresa;

• Marcar presença junto a potenciais clientes;

• Medir a receptividade de um lançamento;

• Avaliar as tendências do mercado;

• Analisar a concorrência.

Antes de participar de um evento, o expositor precisa avaliar se está preparado para a maratona. Normalmente, uma feira é idealizada com a finalidade de aproximar a oferta e a demanda, e gerar um esforço de vendas durante um período determinado. Quanto mais divulgado for o evento, maior será o fluxo de pessoas. Por isso é extremamente importante:

• Programar-se com antecedência;

• Pesquisar sobre os organizadores: Qual a reputação deles? O que falam sobre eles no mercado?

• Há quantos anos o evento é realizado?

• Quantas pessoas visitaram a última edição?

• Qual o preço do espaço físico? Quais serviços estão inclusos? Os primeiros garantem os melhores espaços?

• Qual o custo dos outros serviços como: locação do estande, instalação, decoração, limpeza, segurança, energia?

• Qual a data limite para reserva de espaço?

• Quais materiais de suporte a comunicação serão utilizados? (cartão de visitas, portfolio da empresa, folhetos, folders e formulários de prospecção);

Alguns pontos relevantes devem ser observados e avaliados durante a realização do evento:

• Material promocional: deve ser suficiente para todo o evento

• Diariamente, pouco antes da abertura do estande, o responsável deverá apresentar uma avaliação quantitativa e qualitativa do que se passou no dia anterior; Ele deverá falar sobre o número de vendas e sobre os contatos formalizados, número de clientes atendidos, número de formulários de prospecção preenchidos e fazer observações pertinentes sobre o atendimento.

• Informações sobre o desempenho dos concorrentes e problemas ocorridos também devem ser apresentadas e discutidas, pois assim, dúvidas serão sanadas para que problemas futuros possam ser evitados.

• Os atendentes do estande deverão ter seus desempenhos avaliados individualmente. Cabe ao líder, ao responsável, incentivar a equipe a enfrentar os desafios e cumprir os objetivos traçados.

E por fim, citamos os pontos que devem ser avaliados ao final do evento:

• Dados quantitativos, como números de produtos ou serviços comercializados, número de clientes potenciais que registraram a sua presença no estande, devem ser cruzados com os dados qualitativos, como comentários dos clientes potenciais, percepções da organização para assegurar uma análise confiável e completa.

• Métricas de avaliação de resultados;

• Volume de vendas por dia do evento;

• Volume total de vendas realizadas;

• Número de pessoas atendidas;

• Número de formulários de prospecção de clientes preenchidos;

• Relação entre número de vendas efetuadas e pessoas atendidas;

• Número de contatos futuros agendados;

• Interesse demonstrado por outros produtos ou serviços não disponíveis no estande;

• Identificar os custos de presença e avaliar o retorno do investimento através dos negócios fechados, negócios em curso, número de visitantes que circularam no estande e por todo o evento;

• Enviar um e-mail marketing ou uma carta via correio de agradecimento a todas as pessoas que registraram a sua presença no estande;

• Sugestões para a participação no próximo evento.

Saber o que realmente sua empresa espera e deseja em relação ao evento escolhido é a peça chave que vai norteá-lo em todos os aspectos do planejamento, porém é importante dar uma checada nesta lista de pontos que devem ser observados em todas as etapas do evento.

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