Escolhendo a montadora o estande
Momento de escolher a montadora e o tipo de estande

O estande é a base de todo o trabalho da sua marca em um evento comercial. Ter um espaço adequado às suas necessidades e que não gere complicações durante a feira contribui e muito para que você obtenha bons resultados. Mas como garantir que isso aconteça?

Como já dissemos, a maioria dos promotores de eventos oferece um ou mais modelos básicos, como parte do pacote de inscrição. Estes espaços ficam sob a responsabilidade da montadora oficial da feira e possuem especificações pré-estabelecidas como: medidas, número de tomadas, tamanho da testeira, entre outras informações.

Mesmo que opte pela opção mais simples, na maioria dos casos é possível solicitar diretamente à ela algumas melhorias ou modificações que julgar a empresa expositora julgar necessária.

Caso disponha de um valor maior para investir, é possível optar por um estande sob medida, chamado de área livre. Estes certamente possuem um custo mais elevado, porém causam uma ótima impressão quando bem planejados e executados. Se esta for a sua escolha, acompanhe o projeto passo a passo para evitar desencontros de informações.

Um bom começo é elaborar um briefing com todas as informações sobre seu perfil e necessidades para o evento. Informe, por exemplo, que tipo de produto você irá expor, suas dimensões, como precisa o estande precisa ser dividido, se precisará de uma copa, uma sala de reuniões, um espaço para TV ou qualquer outro detalhe.

Geralmente, as montadoras criam o projeto e orçamento sem custos, oferecendo layouts e propostas adequadas. Se você ainda não tem uma de preferência, é recomendável solicitar um orçamento a três empresas diferentes, assim será possível conhecer as vantagens e desvantagens de cada uma e também já ter uma prévia de como será o atendimento dado por elas antes, durante e após o evento.

Uma boa maneira de ter acesso às mais confiáveis é consultar a relação de montadoras oficiais dos principais eventos realizados no Brasil e no próprio sindicato do setor, o Sindiprom (Sindicato de Empresas de Promoção, Organização e Montagem de Feiras, Congressos, e Eventos), que possui uma lista extensa de associadas.

Além dessa opção, você também pode consultar o catálogo de fornecedores disponível aqui no site Meu Guru.

Após avaliar o melhor custo-benefício e optar por não utilizar o modelo básico oferecido pela feira, começa então o trabalho mais difícil: colocar um novo projeto em prática.

Tenha em mente que a documentação exigida para que a firma possa trabalhar no local do evento é de responsabilidade do expositor. Dentre estes documentos estão aqueles que tratam diretamente da montagem do estande, as informações técnicas e também o termo onde você autoriza a empresa escolhida a cuidar do seu estande. Não se esqueça de manter o pagamento das taxas exigidas pela organização do evento em dia. Sem essa documentação em dia, qualquer esforço da montadora em executar o projeto no prazo poderá ser em vão.

O prazo para montagem não costuma ser extenso, geralmente varia de 2 a 5 dias antes do início do evento. Por isso, combine datas para que você possa conferir o andamento do trabalho, de preferência mais para o final do processo de montagem e antes da decoração do espaço. Assim ainda será possível corrigir algumas falhas e solicitar pequenos ajustes, desde que não atrasem muito a conclusão do serviço.

As montadoras costumam deixar uma equipe de plantão para fazer manutenção e solucionar problemas com o estande. Dependendo da urgência, os reparos poderão ser feitos durante o horário de visitação, mas na maioria das vezes eles ocorrem após o término do dia de exposição. Fique de olho, repare em todos os detalhes com antecedência e colabore com a organização e bom andamento do evento. É o momento de escolher a montadora e o tipo de estande.