Etapas da organização de eventos

A correta organização do evento é parte mais importante para o sucesso dos negócios. Qualquer evento seja ele uma feira, exposição, palestras, ou empresariais , tais como convenções, seminários e treinamentos têm seu sucesso diretamente ligado ao seu grau de concepção, planejamento e organização.

Por isso, é cada vez maior a procura por empresas especialistas e profissionais, pois a organização de um evento é uma tarefa complexa, cheia de detalhes, que exige planejamento antecipado, logística e acompanhamento em todas as fases.

Normalmente, essas empresas oferecem apoio na concepção e montagem de estandes personalizados, consultoria, planejamento e auxílio em todas as etapas, desde a escolha do local, sugestão do tema, elaboração e fornecimento do material, decoração, brindes e atrações. Algumas ainda completam as soluções oferecidas, apresentando opções voltadas para o endomarketing, assessoria de imprensa, campanhas promocionais e capacitações. Essas ferramentas enriquecem o evento e aproximam os colaboradores de forma positiva, mantendo um clima favorável e produtivo.

Grande parte dessas empresas trabalha com uma estrutura mínima de colaboradores diretos e conta com um sistema de contrato de parcerias com profissionais selecionados, de acordo com a demanda de cada projeto.

O mercado é extremamente favorável, pois as empresas já identificam os benefícios adquiridos ao contratar uma empresa especializada em organização de eventos. Com isso, não desviam seus colaboradores da função original, o que gera dois erros: a queda de produtividade deste colaborador e o risco do evento ser organizado por pessoas não qualificadas para a função.

Todo evento deve ter, a sua frente, uma equipe profissional responsável pela articulação e gerenciamento das demandas de organização. De acordo com Cleuza Gertrude Gimenes Cesca, autora do livro “Organização de eventos: manual para planejamento”, para o relações públicas, um evento é “a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização em seu público de interesse”. (CESCA, 2008, p. 20).

Assim, ao adaptarmos esse conceito para a função de gestor da participação de empresas em Feiras de Negócios, ressalta-se a importância da empresa de Relações Públicas para formar e promover uma boa imagem da instituição na qual trabalha, por meio de mecanismos que a aproximem de seus públicos de interesse.

É fundamental que as empresas sejam guiadas por pessoas com expertise relacionada com a prática, além de sensibilidade e visão para a concretização do sucesso do evento.