11 dicas de sucesso
11 dicas de sucesso para o seu evento

Eventos são grandes oportunidades para uma empresa aumentar seus laços com clientes, fornecedores e seus diversos públicos. Pensando nisso, o Meu Guru selecionou 11 dicas de sucesso para o seu evento.

1. De olho no orçamento: Adequando boas ideias aos recursos disponíveis para o evento. Nesta fase é preciso ter muita criatividade, que deve se aliar a boas parcerias. Se a verba disponível não é suficiente para garantir as condições básicas de um evento, a melhor solução é a transparência. Ofereça outro formato de ação ou simplesmente seja sincero e diga “não”. Lembre se ainda que o planejamento é o maior aliado do orçamento, e a antecedência pode garantir diversas coisas, dentre elas, economia de tempo e, principalmente, dinheiro.

2. Ouça seus clientes: O segredo é saber ouvir. Entender o desafio é o objetivo e fazer as perguntas certas é o caminho. Cliente gosta de falar e, geralmente, já tem algo em mente e o seu papel é compreender o contexto, ampliar o campo de visão pesquisando o mercado sugerindo soluções inovadoras. Porém, é importante salientar que o gosto pessoal nem sempre combina com gosto coletivo do público esperado para o evento.

3. A seleção de fornecedores: São responsáveis por materializar os sonhos construídos entre os participantes da cadeia de eventos. Promotores não sobrevivem sem uma forte linha de fornecedores, expositores também não. Uma dica valiosa é conhecer bem esses parceiros e ajudá-los a otimizar recursos. É importante dividir com eles os desafios de seus clientes. É preciso administrar este desafio com regras claras e reconhecer o valor dos serviços e produtos dos bons fornecedores.

4. Em dia com a documentação: Um evento reúne inúmeras empresas e profissionais e costuma consumir meses de trabalho. Sendo assim, tudo deve ser documentado com detalhes, apontando os deveres e direitos de cada parte envolvida. Este registro organizado permite o trabalho em equipe e o comprometimento de todos os envolvidos no processo, pois é neste momento que garantimos a reserva do local do evento, a segurança dos convidados, o investimento prévio de um fornecedor, a entrega de um brinde, o bloqueio da agenda de uma personalidade ou até mesmo as penalidades previstas, em caso de cancelamento do evento.

5. Atraindo o público: Um evento é como um espetáculo e por isso, tem uma condição básica para existir: a presença do público. Para tanto é necessário entender os reais interesses deste público, para motivá-lo a aceitar um convite e prestigiar o evento. Para garantir a presença dos convidados desejados é preciso criar uma estratégia de comunicação com um tempo hábil de antecedência.

6. Vias de interação: Para motivar e surpreender seu cliente é necessário fazer uso das inovações tecnológicas, e interagir com os convidados vai além de um RSVP (confirmação de presença): Use o que for possível: Sistemas de hotsite pré-evento, linhas de 0800, e-mail marketing e a utilização das redes sociais para interagir com os convidados. Esses meios demonstram clareza e criam intimidade. Dê dicas do que ele encontrará no evento, mas lembre-se de reservar momentos lúdicos para surpreendê-los.

7. Escolhendo os materiais: Na busca por um planeta sustentável, é importante manter a coerência nas propostas de material gráfico, brindes e cenografia, e buscar soluções que sejam ou possam ser reaproveitadas pelos participantes do evento. A palavra de ordem é “utilidade”. Atualmente, não há mais espaço para um discurso alinhado no palco, seguido de agradecimentos e distribuição de sacolas ou embalagens grandiosas para impressionar os participantes. Bom senso é sinal de respeito ao convidado.

8. A garantia do transporte: Perante a falta de infraestrutura das grandes metrópoles, o essencial é não contratar a empresa mais barata, pois só um fornecedor devidamente preparado pode garantir a documentação necessária, o seguro das pessoas transportadas e os profissionais com boas ferramentas de telecomunicação para garantir a eficiência dos serviços contratados.

9. Linha de montagem: O evento deve ser uma experiência única. Antes de partir para o local do evento, faça um check-list para não esquecer nenhum item e não atrapalhar o cronograma de ação. As questões de segurança do staff requerem uma atenção especial. Garanta o compromisso de todos os envolvidos no evento.

10. O dia D: Para garantir que tudo saia como o esperado é aconselhável que cada área do evento tenha um líder, que envolva as pessoas, cheque dúvidas finais e renove o compromisso de todos com o projeto. Deve haver uma pessoa influente em cada equipe para acompanhar o expositor, é por meio dela que chegará os sinais antecipados de eventuais correções, afinal, detalhes pequenos podem comprometer toda uma entrega.

11. O Pós-evento: Ele é uma das etapas mais complexas e importantes para quem trabalha neste segmento. O ponto de partida é trabalhar o relacionamento com os participantes, por exemplo, garantindo que todos recebam eventuais fotos, filmes ou conteúdos prometidos durante o evento. As notas fiscais devem estar devidamente alinhadas com as prévias aprovações, relatórios rápidos e detalhados, orçamento respeitado e materiais devolvidos de forma organizada. E por fim, é importante zelar para que todos os compromissos com os fornecedores sejam honrados nas datas acordadas, dar feedback para todos os envolvidos no processo, compartilhando elogios ou pontos de melhoria para os próximos eventos.