Avaliando o evento através do cronograma de followup

Após cumprir os compromissos acertados com as pessoas que visitam o estande, é momento de mensurar os resultados da participação da empresa na feira de negócio.
Junto com a equipe participante, deve-se discutir como foi a participação da empresa. Quem teve contato com o público deve ter mais sensibilidade para perceber os acertos e erros no evento.
A empresa precisa avaliar o que foi orçado com o realizado, ou seja, verificar se teve gastos a mais nesse projeto e fazer uma prospecção do retorno financeiro por meio dos novos contatos ou negócios estabelecidos. Anotar todos os pontos positivos e negativos para que haja uma melhor preparação para feiras e eventos futuros. Uma avaliação feita com qualidade pode baixar os custos em oportunidades futuras.
Cronograma de followup
A empresa precisa saber se os contatos originados na feira de negócios foram suficientes, de acordo com o que estava previsto.
Para organizar melhor, o ideal é criar um fluxograma de acompanhamento também chamado de Followup. Após avaliar quais os contatos são prioritários por meio do registro de visitas, desenvolva uma planilha com informações de acompanhamento.
Exemplo de simulação de um cronograma de contato entre expositor e visitante:

Data prevista Ação
Dia 01 Fim da feira de negócio
Dia 03 Classificação das fichas de contato
Dia 05 Envio de pacote com amostras de produtos para visitante “X”
Dia 12 Data provável para entrega dos Correios ou transportadora de confiança.
Dia 15 Verificar se houve contato do visitante “X”
Dia 25 Avaliar condições:
1. Se houve contato, averiguar como foi a relação de negócios
2. Se não houve contato por parte do visitante, a empresa pode entrar em contato para certificar se o pacote chegou com segurança. Discuta com o visitante seus produtos e serviços.
No mês seguinte Avalie o resultado negativo ou positivo do contato.

Esse é apenas um exemplo para mensurar e principalmente acompanhar a relação da empresa com os contatos estabelecidos no estande. Cada empresa pode adotar metodologias diferentes. Ao invés de acompanhar cada contato, os pacotes ou cartas também podem ser enviados todos em um único dia. Depois aguardar os futuros retornos e relacionar negócios fechados. Feito isso, a contabilidade mostrará se houve aumento nas vendas.
O importante nesse caso é mensurar de forma qualitativa os rendimentos na feria de negócios.